Retención y destrucción de documentos
1.0 Alcance
Esta política se aplica a la Información Médica Protegida (“PHI”) en cualquier formato. Se aplica a los miembros del personal de Fora (en adelante, “Fora” o “la Organización”). Los miembros del personal incluyen empleados, aprendices, voluntarios, consultores, contratistas, subcontratistas y agentes de TCS.
2.0 Propósito
Esta política se establece para garantizar que los registros de Fora se conserven y se destruyan según lo exija la ley o durante un período de tiempo que se considere suficiente dado el contenido y el propósito del registro. Esta Política se aplica a todos los registros de la Organización, en cualquier formato, incluidos, entre otros, la Información Médica Protegida (PHI), los registros financieros, los registros de personal, los documentos legales y las comunicaciones electrónicas.
Registros
Incluye todas las formas de comunicación o información relacionadas con la Organización y sus actividades que se hayan plasmado en “copia física”, como papel o película, o que puedan recuperarse de medios electrónicos. Los registros incluirán todos los registros entrantes y salientes, así como borradores, notas, calendarios y registros personales relacionados con las actividades de la Organización.
4.0 Política
Fora espera que todos los miembros del personal y demás personas que generen y accedan a los registros de la Organización cumplan plenamente con las pautas de conservación y destrucción que se establecen a continuación. Además, si un miembro del personal u otra persona considera, o es informado por Fora, de que los registros de la Organización son pertinentes para un litigio o un posible litigio, dichos registros deben conservarse hasta que el asesor jurídico interno o externo de la Organización determine que ya no son necesarios. Los períodos de conservación se indican a continuación, salvo que se necesiten por un período más largo debido a requisitos de auditoría o litigio.
5.0 Categoría de documentos y período de conservación
Registros legales
| Certificado de incorporación; estatutos, informes anuales | Permanentemente |
| Actas de reuniones de la junta y de los comités | Permanentemente |
| Registro de derechos de autor y marcas comerciales | Permanentemente |
| Contratos y arrendamientos | Mientras esté activo más 7 años |
Registros fiscales federales y estatales
| Formulario 990, Formulario 990T y declaraciones estatales con anexos | Permanentemente |
| Solicitud de exención del IRS y carta de determinación | Permanentemente |
| Resoluciones administrativas privadas (Private Letter Rulings) e informes de los agentes fiscales | Permanentemente |
| Archivos de auditoría del IRS | 7 años |
| Declaraciones de fideicomisos | 7 años |
Registros de litigios*
| Documentos del tribunal de reclamaciones y registros de declaraciones (depositions) | Mientras esté activo más 2 años Mientras esté activo más 2 años Mientras esté activo más 2 años |
| Materiales de descubrimiento de pruebas (discovery) | Mientras esté activo más 2 años |
| Archivos de litigio; registros pertinentes a litigios pendientes o inminentes | Mientras esté activo más 2 años; hasta que se resuelva el asunto más 2 años |
\Estos registros se conservarán de acuerdo con los plazos mencionados anteriormente. No obstante, los plazos pueden modificarse de acuerdo con la asesoría* del asesor jurídico.
Registros de bienes de capital
| Inventario | Mientras esté activo más 7 años |
| Registros de propiedad, incluidos los vehículos automotores | Mientras esté activo más 7 años |
| Tablas de depreciación | Mientras esté activo más 7 años |
| Registros de mejoras a la propiedad | Mientras esté activo más 7 años |
| Compras | Mientras esté activo más 7 años |
| Registros de exención de impuestos | Vida útil de la propiedad más 7 |
| Hipotecas, bonos y otros registros de deuda a largo plazo | Mientras esté activo más 7 años |
| Memorandos de entendimiento con donantes | Permanentemente |
Registros bancarios
| Conciliación bancaria y documentación de respaldo, estados de cuenta bancarios, registros de depósitos, registros de transferencias electrónicas y cheques cancelados | 7 años Permanentemente |
| Pagos importantes, como la compra de bienes significativos o la liquidación de demandas |
Seguros (el corredor de seguros también los conserva)
| Pólizas de seguro de propiedad | Vigencia de la póliza |
| Pólizas de seguro de responsabilidad civil | Vigencia de la póliza |
| Reclamaciones de seguros; informes de inspección de incendios y seguridad | Liquidación más 7 años |
| 7 años |
Registros de nómina
| Archivos individuales de empleados: | |
| Historial de salarios y sueldos | 7 años |
| Salario o tasa de pago actual; deducciones de nómina | 7 años |
| Hojas de horario | 7 años |
| Formulario W-2 | 7 años |
| Formulario W-4 | 7 años |
| Embargos de salario | Mientras esté activo más 7 años |
| Registros de nómina quincenales | 7 años |
| Informes de nómina a agencias federales, estatales y municipales | 7 años |
| Asientos contables de nómina | 7 años después del pago final |
| Salarios y sueldos no reclamados | Según lo exija el estado |
| Avisos de reclamaciones de desempleo | 7 años |
Empleo
| Anuncios de empleo | 1 año |
| Solicitantes no contratados: solicitudes o currículums | 1 año |
| **Solicitantes contratados:** | |
| Solicitudes o currículums | Mientras esté activo más 7 años |
| Resultados de investigaciones de antecedentes | Mientras esté activo más 7 años |
| Cartas de recomendación | Mientras esté activo más 7 años |
| Resultados de huellas dactilares | Mientras esté activo más 7 años |
| Planes de pensiones | 7 años |
| Planes de jubilación | 7 años |
| Planes de gastos flexibles | 7 años |
| Otros planes de beneficios para empleados | 7 años |
| **Archivos de personal:** | |
| Solicitudes y currículums de empleo | Mientras esté activo más 7 años |
| No seleccionados | 1 año |
| En caso de demanda por EEO (igualdad de oportunidades de empleo) | Hasta la resolución |
| Historial de empleo: | |
| Evaluaciones, cartas de entendimiento, advertencias disciplinarias, terminaciones | Mientras esté activo más 7 años |
| Designaciones de beneficiarios; registros médicos | Mientras esté activo más 7 años; mientras esté activo más 30 años |
Registros financieros
| Descripción del sistema contable | Mientras esté activo |
| Libro mayor general, libros auxiliares y balance de comprobación de fin de año | Mientras esté activo más 7 años |
| Comprobantes de diario y documentación de respaldo | Mientras esté activo más 7 años |
| Conciliación de cuentas | Mientras esté activo más 7 años |
| Informes de auditoría y papeles de trabajo | Mientras esté activo más 7 años |
| Informes de costos | Mientras esté activo más 7 años |
| Presupuestos | Mientras esté activo más 7 años |
| Libros y anexos de cuentas por pagar, comprobantes de pagos, registros de comprobantes y cheques | 7 años |
| Libros y anexos de cuentas y documentos por cobrar | 7 años |
| **Estados de cuenta bancarios:** | |
| Informes mensuales/anuales | 7 años |
| **Registros de ingresos:** | |
| Contribuciones, subvenciones y registros que no sean donaciones | 7 años |
| Información de tarjetas de crédito | Los datos se conservan por un máximo de tres meses y luego se trituran |
| Libros auxiliares e informes de asientos | 7 años |
| Registros de inversiones: | |
| Todos los informes recibidos de los gestores de inversiones relativos al rendimiento de las inversiones, las operaciones de la Organización y las valoraciones de mercado | 7 años |
| Registros de seguimiento | 7 años |
| **Registros de cuentas por pagar:** | |
| Solicitudes de desembolso y reembolso de gastos procesadas y pagadas | 7 años |
| Libros auxiliares e informes de asientos | 7 años |
| Informes de preparación de cheques | 7 años |
| Informes 1099 y 1042 | 7 años |
| Registro de cheques | 7 años |
| **Registros de cuentas por cobrar:** | |
| Documentos de facturación | 7 años |
| Estados de remesas | 7 años |
| Registros financieros del consumidor | 7 años |
| FORA Community Trust | Vigencia del fideicomiso más 7 años |
5.10 Tecnología de la información
| Cintas de respaldo AS400 (Kronos) | Indefinidamente |
| Correo electrónico | Indefinidamente |
| Imágenes de servidores virtuales | 45 días |
| Cintas de respaldo Tivoli | Indefinidamente |
Registros individuales de programa (Rehabilitación Vocacional)
| Formulario de datos de referencia | 7 años |
| Documentación de admisión | 7 años |
| Autorizaciones | 7 años |
| Exámenes, evaluaciones, informes médicos | 7 años |
| Formulario de evaluación | 7 años |
| Currículum individual | 7 años |
| Informes de terminación de empleo | 7 años |
| IPE | 7 años |
| Solicitud de servicios de ACCES-VR | 7 años |
| Evaluación de salud confidencial de ACCES-VR | 7 años |
| Autorización de divulgación de información de ACCES-VR | 7 años |
| Información de derivación de ACCES-VR | 7 años |
| Informes de ACCES-VR | 7 años |
| Evaluación individual de elegibilidad (IEE) | |
| Informe de terminación del programa | 7 años |
| Otra correspondencia | 7 años |
Investigación
Formularios de consentimiento y encuestas 7 años
Auditoría interna
Informes y respuestas 7 años
Correspondencia
| Mensajes transitorios generales/de rutina, en papel o electrónicos (los ejemplos incluyen, entre otros, recordatorios de reuniones o citas programadas, anuncios de eventos de oficina, boletines, exhibiciones, conferencias y talleres) | Revisar anualmente y destruir el material que ya no se requiera (obsoleto, sustituido o cuyo valor administrativo se haya perdido) | |
| Comunicaciones electrónicas | **N/D *** | |
| Legal | Ver Litigios | |
| Mensajes de voz de inversiones | Ver Inversiones | |
| Los mensajes de voz no recuperados se guardan durante siete días; los mensajes de voz recuperados se guardan durante 14 días. |
* No existe un único período de conservación que se aplique a todos los mensajes o comunicaciones electrónicas, ya sean enviados por correo electrónico, mensajería instantánea, mensajes de texto (como SMS, iPhone, etc.), mensajería multimedia (como MMS), mensajería de chat, redes sociales (como Facebook, etc.) o cualquier otra tecnología o dispositivo de mensajería electrónica actual o futura. Los períodos de conservación se determinan según el contenido, la naturaleza y el propósito de los registros, y se establecen en función de su valor legal, fiscal, administrativo e histórico, independientemente del formato en que residan o el método por el que se transmitan. Cualquier correo electrónico o documento almacenado electrónicamente que se relacione con un documento particular contemplado de otra manera en esta política debe conservarse durante el mismo período que el documento con el que se relaciona.
Almacenamiento
Almacenamiento electrónico
#### Fora realiza copias de seguridad en varios sistemas. Las copias de seguridad ocurren a diferentes intervalos según el sistema. El procedimiento de copia de seguridad y el período de conservación son diferentes para sistemas específicos. Consulte la sección correspondiente de Tecnología de la Información, indicada anteriormente, para conocer los períodos de conservación. Los procedimientos específicos de copia de seguridad pueden encontrarse consultando la Política de TI de Fora: Política de Copias de Seguridad y Conservación de Sistemas.
Fora ha contratado a GRM-IMS como el servicio externo para recoger y almacenar todas las cintas de copia de seguridad. Consulte la Política de TI de Fora: Almacenamiento Externo de Cintas.
Almacenamiento de documentos
#### Fora conserva los documentos de contabilidad y nómina de los dos años más recientes en la oficina comercial. Los documentos de más de dos años se archivan en una instalación externa. Sin embargo, los documentos de más de dos años pueden conservarse en el sitio según sea necesario. Todos los demás documentos se conservan en el sitio.
Procedimientos de destrucción
Revisión de archivos
#### La revisión y depuración de los archivos puede realizarse de manera continua, pero debe ocurrir al menos cada dos años, en los años pares, siguiendo los requisitos mínimos de conservación.
Registro de destrucción
#### Se mantendrá un registro de todos los documentos eliminados, archivado en un lugar seguro. El registro identificará el tipo de documento destruido, el asunto (si corresponde), la fecha y el método de eliminación, la firma de la persona que realizó la eliminación y la firma de la persona que la autorizó. (Consulte el Apéndice A: Registro de Destrucción de Documentos)
Método de destrucción
#### Muchos registros sujetos a los requisitos de conservación también están sujetos a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA). Los documentos que contengan información personal o información médica protegida (PHI) de cualquier miembro del personal, consumidor o donante se
destruirán de acuerdo con las pautas de HIPAA. La eliminación se realizará utilizando dispositivos de trituración adecuados o un proveedor de destrucción de documentos aprobado por la Organización.
Método de destrucción electrónica
#### Los medios electrónicos deben limpiarse adecuadamente de datos sensibles y software antes de ser transferidos dentro o fuera de Fora como dispositivo reutilizable, propiedad excedente o como basura. Los discos duros de las computadoras deben sanearse utilizando software que cumpla con los estándares del Departamento de Defensa. Los medios no regrabables, como los CD o los discos duros inutilizables, deben destruirse físicamente.
Fora ha contratado la recogida y eliminación segura de equipos. Las instrucciones pueden encontrarse en el sitio de la intranet de Tecnología de la Información de Fora, en la sección Preguntas Frecuentes.
7.04.1 Discos duros de las copiadoras. Antes de retirar o cambiar una copiadora, el técnico del proveedor elimina toda la información del disco duro y proporciona a la Organización un certificado de finalización.
Supervisión
- Registros financieros. El director financiero de la Organización es responsable del proceso continuo de identificar los registros financieros que han cumplido el período de conservación requerido, y proporcionará supervisión y aprobación para la disposición final de los registros.
- Registros específicos de programa/departamento. El supervisor del programa/departamento o un miembro del personal de Aseguramiento de la Calidad es responsable del proceso continuo de identificar los registros de programa/departamento que han cumplido el período de conservación requerido, y proporcionará supervisión y aprobación para la disposición final de los registros.
- Registros electrónicos. El director de informática (Chief Information Officer) es responsable del proceso continuo de identificar los registros electrónicos que han cumplido el período de conservación requerido, y proporcionará supervisión y aprobación para la disposición final de los registros electrónicos.
7.06 Cumplimiento
Los miembros del personal deben consultar con el director financiero, el contralor, el asesor jurídico o el oficial de cumplimiento antes de destruir cualquier registro no identificado en esta política. La Oficina de Cumplimiento realizará revisiones periódicas para garantizar el cumplimiento.
8.0 Suspensión de la destrucción de documentos
Ningún Síndico, Funcionario, empleado o agente de la Corporación alterará, destruirá, mutilará, ocultará o falsificará a sabiendas ningún registro o documento con la intención de obstruir o influir en cualquier investigación, auditoría o procedimiento legal.
Si Fora tiene conocimiento de que se ha iniciado, o se anticipa o contempla razonablemente, un litigio, una auditoría gubernamental o una investigación gubernamental, esta política se suspenderá hasta nuevo aviso. Si un miembro de la junta o del personal tiene conocimiento de un litigio o una auditoría, deberá notificarlo de inmediato al director ejecutivo y al director de cumplimiento.
No conservar los registros según lo exige la ley podría someter al personal y a la Organización a sanciones y multas, causar la pérdida de derechos, obstruir la justicia, arruinar posibles pruebas en una demanda, colocar a la Organización en desacato al tribunal o perjudicar gravemente a la Organización en un litigio.
Los registros pertinentes a cualquier informe presentado en virtud de la Política de Protección de Denunciantes de la Corporación no se destruirán hasta que dicho asunto se resuelva por completo.
Referencias
| Número de versión 1.0 | Resumen de cambios | Fecha de vigencia |
| Versión inicial | 1 de enero de 2009 | |
| 2.0 | Actualizaciones de la política para incluir las implementaciones aplicables de HITECH y la Regla Final Ómnibus | 9 de septiembre de 2013 |
Política de Retención y Destrucción de Documentos
¿A quién aplica esta política?
Todo el personal y los contratistas de Fora.
¿De qué trata la política?
Esta política garantiza que los registros de Fora se conserven y se destruyan según lo exige la ley y durante un período de tiempo que se considere suficiente dado el contenido y el propósito del registro.
¿Qué necesito saber sobre esta política?
- Los registros incluyen todas las formas de comunicación o información relacionadas con las operaciones comerciales de Fora. Algunos ejemplos incluyen registros médicos, registros financieros, registros de Recursos Humanos, registros legales, registros generales de archivos de programa e incluso parte de la correspondencia electrónica.
- El personal que genere o acceda a los registros de Fora debe conservarlos durante el plazo descrito en la política. Los documentos no pueden desecharse ni destruirse hasta que haya vencido el período de conservación.
- El personal debe completar un registro de destrucción de documentos al eliminar registros que hayan cumplido los períodos de conservación.
- Si los registros contienen información médica protegida, los métodos de destrucción deben cumplir con HIPAA.
- Si se notifica a Fora de un litigio o una auditoría/investigación gubernamental, toda destrucción de documentos debe cesar hasta nuevo aviso.
