Política de conflicto de intereses

Artículo I

Propósito

El propósito de esta Política de Conflicto de Intereses (esta “Política”) es garantizar que las deliberaciones y decisiones de Fora (la “Corporación”) se tomen en el mejor interés de la Corporación y de su misión general. Esta Política está diseñada específicamente para proteger los intereses de la Corporación cuando contempla celebrar cualquier Acuerdo que pudiera beneficiar el interés privado de un Síndico, Funcionario o Persona Clave de la Corporación, garantizando que las deliberaciones y decisiones de la Corporación se tomen en cumplimiento de los requisitos legales aplicables, en particular los establecidos en la Ley de Corporaciones sin Fines de Lucro de Nueva York (la “NPCL”) y la Sección 4958 del Código de Rentas Internas de 1986, en su versión enmendada (el “Código”), con respecto a diversas operaciones con personas descalificadas. Esta Política tiene por objeto complementar, pero no reemplazar, cualquier ley estatal o federal aplicable que rija los conflictos de intereses y, en caso de incompatibilidad entre las políticas y procedimientos aquí descritos y los establecidos en la legislación federal o estatal, prevalecerá la ley aplicable.

Artículo II

Definiciones

“Afiliada” significa cualquier entidad controlada por la Corporación o que controle a la Corporación.
“Acuerdo” significa (i) un contrato de venta, arrendamiento o licencia, (ii) la prestación de servicios, (iii) empresas conjuntas, (iv) subvenciones o asistencia, y (v) cualquier otro convenio o transacción.
“Comité de Auditoría” significa el comité de la Junta de Síndicos de la Corporación constituido para cumplir ciertos requisitos de aplicación establecidos en la NPCL.
“Junta de Síndicos” significa el órgano de gobierno de la Corporación.
“Código” tendrá el significado establecido en el Artículo I.
“Conflicto de Intereses” significa cualquier circunstancia en la que el Interés Financiero u otro interés de una Persona Cubierta pueda, potencial o efectivamente, influir en dicha Persona Cubierta para promover su propio interés y no únicamente el mejor interés de la Corporación.
“Declaración de Divulgación de Conflicto de Intereses” significa el formulario de declaración de divulgación de conflicto de intereses, que se adjunta como Anexo A y se incorpora aquí por referencia.
“Corporación” tendrá el significado establecido en el Artículo I.
“Persona Cubierta” significa:

(a) Cualquier persona que actualmente se desempeñe o se haya desempeñado en cualquiera de las siguientes funciones en los últimos cinco (5) años:

(i) Un Síndico o un síndico de cualquier Afiliada de la Corporación;

(ii) Un Funcionario o un funcionario de cualquier Afiliada de la Corporación;

(iii) Una Persona Clave de la Corporación o de cualquier Afiliada de la Corporación; o

(iv) Cualquier otra persona que ejerza las facultades de los Síndicos, Funcionarios o Personas Clave sobre los asuntos de la Corporación o de cualquier Afiliada de la Corporación;

(b) Cualquier Pariente de las personas identificadas en (a) anterior; o

(c) Cualquier Entidad en la que cualquier persona identificada anteriormente en (a) o (b) tenga una participación en la propiedad o un interés beneficiario del treinta y cinco por ciento (35%) o más o, en el caso de una sociedad o corporación profesional, una participación directa o indirecta en la propiedad superior al cinco por ciento (5%).

“Interés Financiero” significa cualquier beneficio económico derivado, directa o indirectamente (incluso a través de un Pariente), de cualquier transacción, convenio, propiedad, inversión, arreglo de compensación (incluida la remuneración directa o indirecta), regalo o favor que no sea sustancial, o cualquier otro arreglo (incluido, entre otros, un Acuerdo) que involucre a la Corporación.
“Persona Clave” significa cualquier persona, distinta de un director o funcionario, sea o no empleada de la corporación, que (i) tenga responsabilidades, o ejerza facultades o influencia sobre la corporación en su conjunto similares a las responsabilidades, facultades o influencia de los directores y funcionarios; (ii) administre la corporación, o un segmento de la corporación que represente una porción sustancial de las actividades, los activos, los ingresos o los gastos de la corporación; o (iii) sola o junto con otras, controle o determine una porción sustancial de los gastos de capital o del presupuesto operativo de la corporación.

(i) Los hechos y circunstancias que tienden a demostrar la condición de Persona Clave incluyen los casos en que una persona:

I) fundó la Corporación;

II) es un contribuyente sustancial de la Corporación;[1]

III) recibe una compensación basada principalmente en los ingresos derivados de las actividades de la Corporación o de un departamento o función particular de la Corporación que la persona controla;

IV) tiene o comparte la autoridad para controlar o determinar una porción sustancial de los gastos de capital, el presupuesto operativo o la compensación de los empleados de la Corporación;

V) administra un segmento o actividad específica de la Corporación que representa una porción sustancial de las actividades, los activos, los ingresos o los gastos de la Corporación, en comparación con la Corporación en su conjunto.

VI) posee una participación de control (medida por voto o por valor) en una corporación, sociedad o fideicomiso que sea una Persona Cubierta; o

VII) es una organización sin acciones controlada, directa o indirectamente, por una o más Personas Cubiertas.

“NPCL” tendrá el significado establecido en el Artículo I.
“Funcionario” significa un funcionario de la Corporación según se describe en los estatutos de la Corporación.
“Política” tendrá el significado establecido en el Artículo I.
“Transacción con Parte Relacionada” significa cualquier Acuerdo en el que una Persona Cubierta tenga un Interés Financiero y en el que la Corporación o cualquier Afiliada de la Corporación sea participante. Toda Transacción con Parte Relacionada se considerará un Conflicto de Intereses para los fines de esta Política.
“Pariente” significa:

(a) el cónyuge o la pareja de hecho de una persona, según se define en la Sección 2954-A de la Ley de Salud Pública de Nueva York, en su versión enmendada periódicamente;

(b) los ascendientes, hermanos y hermanas (de doble vínculo o medio vínculo), hijos (naturales o adoptados), nietos y bisnietos de una persona; o

“Síndico” significa cualquier miembro de la Junta de Síndicos de la Corporación.

Artículo III

Procedimientos

A. Deber

Antes del nombramiento o elección inicial de cualquier Síndico o Funcionario o de la contratación de una Persona Clave de la Corporación, y posteriormente cada año, todos los Síndicos, Funcionarios y Personas Clave deben divulgar, en una Declaración de Divulgación de Conflicto de Intereses firmada y presentada al secretario de la Corporación o al oficial de cumplimiento designado por la Corporación, según su leal saber y entender: (a) cualquier entidad de la cual dicha persona sea funcionario, director, síndico, miembro, propietario (ya sea como propietario único o como socio) o empleado, y con la cual la Corporación mantenga una relación; y (b) cualquier Acuerdo en el que la Corporación sea participante y en el que la persona que divulga pudiera tener un Conflicto de Intereses. El secretario de la Corporación o el oficial de cumplimiento designado por la Corporación, según corresponda, entregará una copia de las Declaraciones de Divulgación de Conflicto de Intereses completadas al presidente de la Junta de Síndicos. Si el nombramiento o elección inicial a la Junta de Síndicos no es razonablemente previsible, el Síndico podrá entregar la Declaración de Divulgación de Conflicto de Intereses al secretario de la Corporación o al oficial de cumplimiento designado por la Corporación poco después del nombramiento o elección inicial.
Si un Director, Funcionario o Persona Clave adquiere algún Interés Financiero no divulgado previamente en la Declaración de Divulgación de Conflicto de Intereses, o si algún Acuerdo para decisión o aprobación se presenta ante la Junta de Directores en el que una Persona Cubierta tenga un Conflicto de Intereses, dicho Conflicto de Intereses debe divulgarse de inmediato al presidente del Comité de Auditoría, por escrito, junto con todos los hechos materiales relacionados con el mismo. Si no está claro si existe o no un Conflicto de Intereses, los hechos materiales deben divulgarse igualmente de inmediato al Comité de Auditoría.

(a) Los ejemplos de Conflictos de Intereses que deben divulgarse y que no se basan en un Interés Financiero incluyen, entre otros, los casos en que:

(i) un Pariente es, o está siendo considerado, para ser empleado o contratista independiente de la Corporación,

(ii) una Persona Cubierta es Pariente de cualquier otra Persona Cubierta;

(iii) una Persona Cubierta, y cualquier otra Persona Cubierta, son empleados de la misma persona o entidad;

(iv) una Persona Cubierta, ya sea directamente o indirectamente a través de una entidad en la que tenga una participación en la propiedad o en la inversión, ha propuesto o celebrado un Acuerdo con otra Persona Cubierta; o

(v) dicha Persona Cubierta, y cualquier otra Persona Cubierta, son cada una síndico, director, funcionario o propietario de la misma entidad.

Toda la información que deba reportarse o divulgarse de conformidad con esta Política será según el leal saber y entender de la Persona Cubierta. Todos los requisitos de esta Política que se activen por el conocimiento de una Persona Cubierta se activarán por el conocimiento real de dicha Persona Cubierta.

B. Procedimientos para abordar un Conflicto de Intereses

El Comité de Auditoría revisará todas las Declaraciones de Divulgación de Conflicto de Intereses dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.
El Comité de Auditoría debe revisar todos los Acuerdos entre la Corporación y una Persona Cubierta que puedan implicar un Conflicto de Intereses y determinar si aprueba dichos asuntos.
El Comité de Auditoría considerará los siguientes factores en sus deliberaciones antes de celebrar el Acuerdo:

(a) si el valor del beneficio económico proporcionado por la Corporación a la Persona Cubierta excede o no el valor de la contraprestación recibida a cambio (obteniendo y revisando datos comparables apropiados);

(i) Los datos comparables incluyen: los niveles de compensación pagados por organizaciones en situación similar; la disponibilidad de servicios similares dentro de la misma área geográfica; encuestas de compensación actuales elaboradas por firmas independientes; y, si se trata de bienes inmuebles, tasaciones independientes actuales y ofertas recibidas en un proceso de licitación competitiva.

(b) Acuerdos alternativos, en la medida en que estén disponibles;

(c) información sobre el Acuerdo propuesto por parte de la Persona Cubierta antes del inicio de las deliberaciones o la votación relacionadas con el mismo;

(d) la misión y los recursos de la Corporación;

(e) la posible apariencia de impropiedad y el impacto en la reputación de la Corporación; y

(f) si el Acuerdo puede dar lugar a algún beneficio privado indebido (private inurement), transacción de beneficio excesivo o beneficio privado no permitido conforme a la ley aplicable.

Una vez que el Comité de Auditoría haya concluido sus deliberaciones, el Acuerdo propuesto debe ser aprobado por el voto de al menos la mayoría de los miembros del Comité de Auditoría presentes y votantes en una reunión debidamente convocada. El Comité de Auditoría solo aprobará un Acuerdo si determina que el Acuerdo es justo, razonable y en el mejor interés de la Corporación en el momento de dicha determinación.
Si un Acuerdo es de una magnitud que de otro modo requeriría la aprobación de la Junta de Síndicos, el Comité de Auditoría someterá el Acuerdo propuesto a la consideración de la Junta de Síndicos junto con su recomendación.
Ciertos Acuerdos aprobados que impliquen un Conflicto de Intereses se divulgarán en las notas de los estados financieros auditados de la Corporación y en sus declaraciones fiscales anuales, según lo exija la ley.
Cualquier persona, incluido cualquier miembro del Comité de Auditoría, que tenga un Conflicto de Intereses o un posible conflicto de intereses según se define en esta Política, no podrá estar presente ni participar en las deliberaciones o la votación sobre el asunto que dé origen a dicho Conflicto de Intereses. Además, dicha persona no podrá intentar influir indebidamente en la deliberación o la votación sobre dicho asunto. No obstante, el Comité de Auditoría podrá, a su discreción, solicitar que la persona con el conflicto de intereses o el posible conflicto de intereses presente información como antecedente o responda preguntas en una reunión del Comité antes del inicio de las deliberaciones o la votación.

(a) Influir indebidamente significa coaccionar, manipular, engañar o influir de manera fraudulenta en quien toma una decisión, cuando dicha persona sabía o debería haber sabido que sus acciones, de tener éxito, podrían afectar las acciones de quien toma la decisión. Los ejemplos de “influir indebidamente” incluyen, entre otros: ofrecer o pagar sobornos u otros incentivos financieros, incluido ofrecer ‘empleo futuro’ o contratos por servicios no relacionados; proporcionar a una persona un análisis legal inexacto o engañoso; amenazar con cancelar o cancelar compromisos existentes; chantajear; hacer amenazas físicas; y otras acciones basadas en los hechos y circunstancias de un Acuerdo particular.

C. Violaciones de la Política de Conflicto de Intereses

Si el Comité de Auditoría tiene motivos razonables para creer que una Persona Cubierta no ha divulgado un Conflicto de Intereses según lo exige esta Política, informará a la Persona Cubierta de la base de tal creencia y le brindará la oportunidad de explicar la falta de divulgación.
Si, tras escuchar la respuesta de la Persona Cubierta y realizar cualquier investigación adicional que justifiquen las circunstancias, el Comité de Auditoría determina que la Persona Cubierta no divulgó un Conflicto de Intereses, tomará las medidas apropiadas para proteger a la Corporación, incluidas, entre otras, la remoción de la persona de su cargo en la Corporación y, si corresponde, la exigencia de que la Persona Cubierta reembolse los fondos correspondientes a la Corporación.

Artículo IV

Registros de las actuaciones

El Comité de Auditoría debe documentar de manera contemporánea sus deliberaciones y decisiones con respecto a cualquier Conflicto de Intereses en los registros corporativos, lo cual incluirá:

El nombre de la parte o partes involucradas en el Acuerdo propuesto;
La naturaleza del Conflicto de Intereses;
Detalles que documenten las deliberaciones del Comité de Auditoría (incluidos, entre otros, los nombres de las personas presentes en las discusiones y votaciones relacionadas con el Acuerdo, el contenido de la discusión y la consideración de cualquier alternativa al Acuerdo); y
La decisión del Comité de Auditoría.

Artículo V

Compensación

Se aplicarán procedimientos especiales con respecto a las cuestiones de compensación. Salvo lo dispuesto en esta Política, y con sujeción a los estatutos de la Corporación, un miembro con derecho a voto de la Junta de Síndicos o de cualquier comité de esta cuya jurisdicción incluya asuntos de compensación y que reciba compensación, directa o indirectamente, de la Corporación por servicios, no podrá votar sobre asuntos relativos a la compensación de dicho miembro (aunque dichas personas podrán estar presentes antes de las deliberaciones si así lo solicita la Junta de Síndicos o el comité correspondiente, a fin de proporcionar información pertinente).

Artículo VI

Distribución y supervisión

Esta Política se distribuirá a todos los Directores, Funcionarios, empleados y voluntarios que presten servicios sustanciales a la Corporación. Para cumplir este requisito, la Corporación podrá publicar esta Política en su sitio web o en su(s) oficina(s) en un lugar visible y accesible para los empleados y voluntarios. Dicha determinación la tomará el Comité de Auditoría. En la Declaración de Divulgación de Conflicto de Intereses, cada Director, Funcionario y Persona Clave afirmará que ha recibido una copia de esta Política, que la ha leído y comprendido, que ha aceptado cumplirla y que entiende que la Corporación es una organización benéfica y que, para mantener su exención fiscal federal y la confianza del público, debe evitar diligentemente los Conflictos de Intereses o la apariencia de cualquier Conflicto de Intereses y dedicarse principalmente a actividades que cumplan uno o más de sus fines exentos de impuestos.
La Corporación proporcionará capacitación periódica a los Síndicos, Funcionarios y Personas Clave sobre esta Política y sus obligaciones conforme a la ley aplicable, incluida la identificación, divulgación y gestión de los conflictos de intereses y las transacciones con partes relacionadas.
Para garantizar que la Corporación opere de manera coherente con sus fines benéficos y no realice actividades que puedan poner en peligro su condición de exención fiscal, el Comité de Auditoría llevará a cabo, como mínimo, las siguientes revisiones periódicas:

(a) si los arreglos de compensación y los beneficios son razonables, basados en información de encuestas competente y el resultado de una negociación en condiciones de plena competencia (arm’s length); y

(b) si las sociedades, empresas conjuntas y acuerdos con organizaciones de gestión se ajustan a las políticas escritas de la Corporación, están debidamente registrados, reflejan inversiones o pagos razonables por bienes y servicios, promueven los fines benéficos de la Corporación y no dan lugar a beneficios indebidos (inurement), beneficios privados no permitidos ni a una transacción de beneficio excesivo.

Para promover el propósito de las disposiciones de divulgación de esta Política, la Corporación proporcionará al Comité de Auditoría una lista completa de los Acuerdos propuestos o vigentes que, a juicio razonable del oficial de cumplimiento de la Corporación, sean materiales para la Corporación, con una frecuencia no menor a una vez al año, para garantizar que no existan ni se hayan desarrollado Conflictos de Intereses en el año precedente.

Esta Política será administrada por el Comité de Auditoría. Las preguntas que surjan en virtud de esta Política deben remitirse al Comité de Auditoría para su consideración y resolución.

[1]La Sección 507(d)(2)(A) del Código define al contribuyente sustancial como “toda persona que haya contribuido o legado un monto agregado de más de $5,000 a una fundación privada, si dicho monto es superior al dos por ciento (2%) del total de las contribuciones y legados recibidos por la fundación antes del cierre del año fiscal de la fundación en el que la fundación recibe la contribución o el legado de dicha persona”. Al determinar si una persona es un contribuyente sustancial para los fines de esta Política, deben considerarse las contribuciones recibidas por la Corporación durante su año fiscal actual y los cuatro (4) años fiscales anteriores.